充满大量未读邮件的收件箱、不断重复讨论同一主题、高昂的开销、存储和备份，不论是用户还是IT部门都已经厌烦邮件这种传统方式，有些人甚至设想某天邮件完全被其他方式所替代。 尽管完全摆脱电子邮件的愿望并不能够立即实现，但是企业通信和协作技术已经实现了重大突破，已经出现能够解决和弥补电子邮件不足的工具和服务——并且不会为IT部门带来额外的负担。 “千禧一代 ”是邮件的最主要批评者，他们希望尽量避免使用这种方式。Constellation Research公司的副总裁兼首席分析师Alan Lepofsky说，即便是那些上年纪的用户 ，虽然邮件伴随了整个职业生涯，但是他们也已经意识到这种方式的不足。
确实，……
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充满大量未读邮件的收件箱、不断重复讨论同一主题、高昂的开销、存储和备份，不论是用户还是IT部门都已经厌烦邮件这种传统方式，有些人甚至设想某天邮件完全被其他方式所替代。
尽管完全摆脱电子邮件的愿望并不能够立即实现，但是企业通信和协作技术已经实现了重大突破，已经出现能够解决和弥补电子邮件不足的工具和服务——并且不会为IT部门带来额外的负担。
“千禧一代 ”是邮件的最主要批评者，他们希望尽量避免使用这种方式。Constellation Research公司的副总裁兼首席分析师Alan Lepofsky说，即便是那些上年纪的用户 ，虽然邮件伴随了整个职业生涯，但是他们也已经意识到这种方式的不足。确实，我们能够列举出一长串电子邮件的缺点。
拿文件共享来说：用户将文件包含在附件当中，并且通过电子邮件发送出去。但是并不能对这些附件进行有效的版本控制，并且它们还会占用大量的存储空间以及网络带宽。因此需要建立一个共享的文件存储空间，为相关用户赋予权限，这样就能够保证安全性并且实现版本控制，此外还能够节约网络和存储资源。类似地，项目管理和协作当中通常会使用电子邮件，但是建议使用更为专业的相关工具来完成这些工作。
电子邮件不能及时送达给每个人。企业一直在思考如何在员工没有在电脑旁，不管是在建筑工地、医院或者是销售卖场的时候和其进行通信。这时，需要每个人拥有一台移动设备，实现发送和接收消息。
企业必须寻找电子邮件之外的通信和协作方式，IT部门需要引入新的邮件替代解决方案。在这个过程当中不能对现有系统造成严重影响。
转而使用套件？
当评估邮件替代解决方案或者对于传统邮件系统进行补充时，我们看到了一些熟悉的产品：电子邮件系统的下一代版本已经出现。本地的Microsoft Exchange已经被整合到Office 365当中，IBM Notes现在是IBM Connection品牌当中的一部分。Google Apps for Work——即便是这个几年之前快速发展的产品也依然没能逃脱这种趋势。
如果你的企业正在使用这些平台当中的一种——当然几乎没有企业完全不使用这些产品——那么，使用全新的套件是一种明智的选择。“所有公司都在使用电子邮件，”Lepofsky说，主流厂商都在努力维护其主流电子邮件产品。
微软推出了Send，是一种iPhone应用程序，允许Office 365用户向同事的手机发送简短信息，并且不需要输入对方的手机号码。Send将这些通信消息保存在Outlook当中，以便用户能够随后进行读取。
同时，IBM著名的Domino Web邮件客户端也已经逐渐转变为IBM Verse，其通过分析来为邮件会话进行分组以及制定优先级，模糊了邮件和社交网络之间的界限。
即使企业正在将邮件平台从本地转移到云环境当中，但是对于大多数来说这些仍然不够。
Cox Automotive（考克斯汽车）去年从媒体巨头Cox Enterprise Communications当中独立出来，正在逐步更换一种和Office 365完全不同的本地Exchange系统。这家公司公司的信息技术副总裁Mark Satterfield表示，需要改进位于不同地理位置的分支之间的通信和协作方式。
“当你有24000名员工分布在世界各地时，共享任何东西都会变得十分困难，” Satterfield说，“那么应该怎么做呢，同时把1000人放在邮件的CC列表当中？”
因此，公司使用了一套Jive Software——针对高端协作而推出的服务，本质上类似于内部的Facebook——并且使用改进的内部网络来替换Microsoft SharePoint。
Jive软件允许企业迁移到新的Office 365，避免合并多种分发方式的烦恼。“我们告诉其他人如果你的cc列表当中有超过五个人，那么就应该使用Jive，” Satterfield说。此外，用户对于电子邮件的依赖性也在逐渐降低，详细交流越来越少，转而使用电子邮件替代解决方案，并且使用带有链接的警告，促使用户使用协作站点。
移动趋势
传统电子邮件并不能在移动设备上顺利工作。根据451 Research公司调查，对于美国员工来说，移动办公的渗透率已经接近于100%，但是大部分员工是没有桌面的——他们不需要对笔记本或者台式机进行访问。
这种趋势使得企业开始关注员工的应用程序和通信方式移动化，而不是扩展电子邮件或者其他基于Web的协作平台。
“对于很多情况下的用户来说，邮件都不能满足需求，” 451 Research公司移动项目组的高级分析师Raul Castañón-Martínez表示，“而移动办公能够解决这种问题。”比如，游戏巨头Caesar的娱乐部门部署了一套新的移动应用程序，允许75000名员工不需要使用完整的浏览器就能接受培训、查看HR文档、管理休假时间。借助通信平台theEMPLOYEE应用以及一个知名的企业移动内网，这家企业的员工可以使用移动设备进行文字通信。
Caesar的员工不再需要费尽心思去寻找电脑，APPrise Mobile的CEO和创始人Jeff Corbin说，正是他设计了theEMPLOYEE这款应用，“如果只有15分钟的空闲时间，员工肯定不会想使用电脑。”
本文节选自《IT新架构》十一月刊：淘汰邮件？
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