IT文档曾经是电子表格上的一组数字，现在已经演变为一个复杂的怪兽。

某些高级环境采用Visio创建赏心悦目的图形。尽管这肯定是向正确的方向迈出了一步，绘制这些图形很耗费时间而且伴随着系统快速变化，图形往往会过时。不论采用什么方法，IT文档面临的挑战是保持其时效性。

在处理危机以及日常运营过程中，没有比好文档更重要的事儿了。随着IT环境变得越来越复杂，我们发现有新工具以及在线服务能够扫描并记录IT使用情况及其合规性。诸如IT Glue、Docusnap这类工具被设计用于扫描、识别基础设施并对其进行编目，而且通常不需要安装代理。

尽管这些工具价格不菲，但可能会获得意想不到的好处。产品通常包括软件许可以及合规性功能，这可能会显著减少年底的校准工作量。工具甚至能够减少许可成本。

另一大卖点是合规性支持。这些产品对帮助企业满足健康保险流通与责任法案以及萨班斯-奥克斯利法案的要求大有帮助。

大多数工具价格不菲，但并非所有工具都是这样。有一款免费的工具是VMware专用工具RVTools。尽管仅限于从VMware的vCenter获取信息，但生成的文件格式可以很容易地保存到电子表格中并快速进行操作。

尽管很多工具能够减轻IT文档负担，但在发生灾难时可能无法满足你的期望。一定要牢记，需要花时间或者配置复杂的活动都应该记录在文档中。

以VMware中的分布式资源调度（DRS）以及高可用性规则为例，管理员会基于应用设置建立复杂的虚拟机布置规则。随着时间的推移，大型机群可能会涉及数百个规则，这些规则除了记录在vCenter中还会记录在哪儿？就DRS而言，取消功能将卸载程序并移除所有的规则，可以使用基于角色的访问避免上述情况出现。

探索具有创造性的文档战略

在现代数据中心，服务出现中断或者宕机后将会优先考虑文档。只有在需要时文档才会得到应有的重视。尽管有一些工具减少了时间消耗、资源占用，但没有神奇的解决方案存在，不需要管理层和员工做出承诺、付出努力就能够解决IT文档存在的时效性问题。

既然IT团队急于解决目前文档所面临的保持时效性挑战是不可能的，制定一些具备创造力的战略或许是正确之举。

一种选择是在周五下午每年进行两次IT文档审计。问题在于如果系统通过了审计，员工就到了离开的时候了。这可能是一个噱头—雇佣专业人员对文档进行审计而且应该不需要额外的奖励。为使公司达到目标或里程碑，你需要推掉多少次免费的早餐点心或者比萨中餐？

管理员知道如何编写文档，但这还不够。管理层需要提供时间、工具，而且管理员需要为文档设置高优先级。这需要管理层以及管理员理解文档正确的重要性。不需要任何思考，管理员就可以做上百件事。任务永远摆在第二位因为它们已经变成了整个流程的一部分。

IT文档不是一个带有贬义的字眼，也不意味着浪费时间。需要员工、管理层、顾客以及企业自身了解文档的意义并就文档真正的价值达成一致。